Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Objeto

Decondux SAS, en compromiso con los titulares de datos personales y dando cumplimiento a los dispuesto en la ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, presenta en el siguiente documento nuestra política de tratamiento y de protección de los datos personales, garantizando su derecho como titular de los datos a conocer, actualizar, rectificar su información personal, la presente aplica a toda la información personal de los proveedores, clientes, empleados o de cualquier otra persona que de alguna forma suministre información a Decondux SAS

2. Definiciones

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 del 2013, se establecen las siguientes definiciones para aplicarse al presente documento

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, por ejemplo: nombre, dirección, número de cédula, correo electrónico, teléfono, etc.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afer::tan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello~ que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales

3. Responsable del tratamiento

Identificación del responsable del tratamiento: Decondux SAS, Nit: 900749817-0 Oficinas Calle 90 # 12 – 28 – Bogotá DC, Teléfono: +57 1 5410047, Email: info@decondux.com, Sitio Web www.decondux.com

4. Tratamiento de datos sensibles

Decondux SAS, solicitará autorización del titular, así mismo se abstiene de realizar cualquier uso indebido, Decondux SAS no recomienda que suministre datos sensibles que no son requeridos para la prestación de nuestros servicios

5. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto

La familia y la sociedad deben velar porque los Responsables y Encargados del Tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto

6. Fuentes de Datos

Los datos pueden ser obtenidos por ingreso directo del titular por cualquier medio incluyendo, físico, electrónico o automáticamente cuando el titular utiliza los medio electrónicos, sitios Web de Decondux SAS, así mismo puede obtener datos personales de bases de datos públicas o privadas autorizadas por el titular de los datos para ser transmitidos, Decondux podrá de acuerdo a ello transmitir o transferir información

7. Autorización

Decondux SAS, solicitará la autorización del titular de los datos y mantendrá el soporte de la misma, la autorización será aplicable a las finalidades en este documento, el titular puede revocar su consentimiento, salvo cuando haya un deber contractual de permanecer en la base de datos de Decondux

Casos en que no es necesaria la autorización

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
• Datos de naturaleza pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

8. Principios para el Tratamiento de datos personales

Decondux SAS, aplica los principios de la Ley Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios y complementarios

• Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones de la misma
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe y será informada al Titular
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Decondux SAS, se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Principio de confidencialidad: Decondux SAS garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma

9. Finalidades

Los datos mantenidos recibirán tratamiento que facilite, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial, la gestión y mejoramiento de los servicios propios o derivados actuales y futuros de la prestación de nuestro objeto social y su naturaleza derivada, así como el fortalecimiento de nuestras relaciones con terceros titulares de los datos

10. Deberes de Decondux SAS cuando actúa como Responsable del Tratamiento

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

11. Deberes de Decondux SAS cuando actúa como Encargado del Tratamiento

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares
• Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno

12. Derechos de los Titulares

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

13. Procedimientos de atención a Consultas y Reclamos

Consultas

Los Titulares podrán consultar sus datos que reposen en nuestras bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, sin superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

Reclamos

Los Titulares podrán solicitar corrección, actualización o supresión de sus datos que reposen en nuestras bases de datos, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo a Decondux SAS, bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, sin superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

Toda Consulta o Reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la ley 1581 de 2012 y decretos complementarios deberá enviarse a la dirección dispuesta a continuación:

Decondux SAS Dirección: Calle 90 # 12 – 28 Bogotá DC – Colombia Correo Electrónico: pqrs@decondux.com O a través del formulario de PQRS de la página Web www.decondux.com

14. Seguridad de los datos personales

En cumplimiento en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decondux SAS se compromete a mantener las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad, manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo las políticas de tratamiento de datos personales de la Ley 1581 de 2012, incluido el uso de perfiles, roles, usuarios y contraseñas, auditoría de datos

15. Vigencia

A partir de su publicación y durante el tiempo en que Decondux SAS ejerza actividades de su objeto social y se mantenga activa, la vigencia de los datos en la base de dats será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información y ejercicios contractuales

Las modificaciones sustanciales de la presente política de tratamiento de datos personales, serán informados a través de la página web de Decondux SAS www.decondux.com, o por vía de correo electrónico a los Titulares, u otro medio disponible

16. Legislación aplicable

Nuestra política de tratamiento de datos personales se rige bajo la Ley 1581 de 2012 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.