Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Objeto

Decondux SAS, en compromiso con los titulares de datos personales y dando cumplimiento a los dispuesto en la ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, presenta en el siguiente documento nuestra política de tratamiento y de protección de los datos personales, garantizando su derecho como titular de los datos a conocer, actualizar, rectificar su información personal, la presente aplica a toda la información personal de los proveedores, clientes, empleados o de cualquier otra persona que de alguna forma suministre información a Decondux SAS

2. Definiciones

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 del 2013, se establecen las siguientes definiciones para aplicarse al presente documento

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, por ejemplo: nombre, dirección, número de cédula, correo electrónico, teléfono, etc.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afer::tan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello~ que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales

3. Responsable del tratamiento

Identificación del responsable del tratamiento: Decondux SAS, Nit: 900749817-0 Oficinas Calle 90 # 12 – 28 – Bogotá DC, Teléfono: +57 1 5410047, Email: info@decondux.com, Sitio Web www.decondux.com

4. Tratamiento de datos sensibles

Decondux SAS, solicitará autorización del titular, así mismo se abstiene de realizar cualquier uso indebido, Decondux SAS no recomienda que suministre datos sensibles que no son requeridos para la prestación de nuestros servicios

5. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto

La familia y la sociedad deben velar porque los Responsables y Encargados del Tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto

6. Fuentes de Datos

Los datos pueden ser obtenidos por ingreso directo del titular por cualquier medio incluyendo, físico, electrónico o automáticamente cuando el titular utiliza los medio electrónicos, sitios Web de Decondux SAS, así mismo puede obtener datos personales de bases de datos públicas o privadas autorizadas por el titular de los datos para ser transmitidos. Los datos provenientes de cuentas de Google (Gmail) se obtienen únicamente mediante autorización expresa del titular a través de la API de Google y están sujetos a las disposiciones de la sección 9.1 de esta política.

7. Autorización

Decondux SAS, solicitará la autorización del titular de los datos y mantendrá el soporte de la misma, la autorización será aplicable a las finalidades en este documento, el titular puede revocar su consentimiento, salvo cuando haya un deber contractual de permanecer en la base de datos de Decondux

Casos en que no es necesaria la autorización

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012 La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
Datos de naturaleza pública
Casos de urgencia médica o sanitaria
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

8. Principios para el Tratamiento de datos personales

Decondux SAS, aplica los principios de la Ley Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios y complementarios

Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones de la misma
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe y será informada al Titular
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Decondux SAS, se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Principio de confidencialidad: Decondux SAS garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma

9. Finalidades

Los datos mantenidos recibirán tratamiento que facilite, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial, la gestión y mejoramiento de los servicios propios o derivados actuales y futuros de la prestación de nuestro objeto social y su naturaleza derivada, así como el fortalecimiento de nuestras relaciones con terceros titulares de los datos

9.1. Datos de Google (Gmail API)

Qué datos de Google accedemos: Cuando el titular conecta su cuenta de Gmail a Decondux, solicitamos acceso a través de la API de Google para: leer, enviar, modificar y eliminar correos electrónicos; acceder a metadatos de correos (remitente, destinatario, fecha, asunto); acceder al cuerpo de mensajes y archivos adjuntos; y acceder a contactos y configuración de la cuenta de Gmail. Este acceso se realiza exclusivamente para habilitar la funcionalidad de gestión de correo electrónico dentro de la plataforma Decondux.

Cómo usamos los datos de Google: Los datos de Gmail se utilizan únicamente para permitir al usuario enviar, recibir, organizar y gestionar correos electrónicos desde la plataforma Decondux, sincronizar conversaciones con contactos del CRM, y generar registros de comunicación asociados a los clientes del usuario. No utilizamos estos datos para publicidad, perfiles de usuario, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Compartición de datos de Google: No vendemos, alquilamos ni transferimos datos de Google a terceros. Los datos de Gmail solo son procesados por los servidores de Decondux y por proveedores de infraestructura estrictamente necesarios para la operación de la plataforma, quienes están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad. El uso y transferencia de información recibida de las APIs de Google a cualquier otra aplicación se adhiere a la Google API Services User Data Policy, incluyendo los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

Retención y eliminación de datos de Google: Los datos de Gmail se almacenan temporalmente únicamente durante el tiempo necesario para proporcionar la funcionalidad de gestión de correo en la plataforma. Cuando el usuario desconecta su cuenta de Gmail o solicita la eliminación de sus datos, procedemos a eliminar los datos de Gmail de nuestros servidores en un plazo máximo de 30 días. El usuario puede solicitar la eliminación inmediata contactando a pqrs@decondux.com.

Lectura humana: No permitimos que nuestro personal lea el contenido de los correos electrónicos de los usuarios, salvo que el usuario haya dado su consentimiento afirmativo para mensajes específicos, o que sea necesario para fines de seguridad (investigación de abuso) o para cumplir con la ley aplicable.

9.2. Datos de Google (Google Calendar API)

Qué datos de Google accedemos: Cuando el titular conecta su cuenta de Google Calendar a Decondux, solicitamos acceso a través de la API de Google Calendar para: leer, crear, editar, compartir y eliminar eventos de todos los calendarios accesibles desde la cuenta del titular; acceder a metadatos de eventos (título, fecha, hora, participantes, ubicación, descripción); y acceder a la configuración y lista de calendarios del titular. Este acceso se realiza exclusivamente para habilitar la funcionalidad de gestión de agenda y seguimiento de actividades dentro de la plataforma Decondux.

Cómo usamos los datos de Google: Los datos de Google Calendar se utilizan únicamente para permitir al usuario crear, visualizar, editar y eliminar eventos desde la plataforma Decondux, sincronizar actividades y reuniones con contactos y negocios del CRM, y generar registros de seguimiento asociados a los clientes del usuario. No utilizamos estos datos para publicidad, perfiles de usuario, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial, el acceso solicitado se limita a lo estrictamente necesario para las funcionalidades descritas (principio de mínimo privilegio).

Compartición de datos de Google: No vendemos, alquilamos ni transferimos datos de Google Calendar a terceros. Los datos solo son procesados por los servidores de Decondux y por proveedores de infraestructura estrictamente necesarios para la operación de la plataforma, quienes están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad. El uso y transferencia de información recibida de las APIs de Google a cualquier otra aplicación se adhiere a la Google API Services User Data Policy, incluyendo los requisitos de Uso Limitado (Limited Use), Decondux no utiliza datos de Google Calendar para servir publicidad, incluyendo publicidad reorientada (retargeting).

Retención y eliminación de datos de Google: Los datos de Google Calendar se almacenan temporalmente únicamente durante el tiempo necesario para proporcionar la funcionalidad de gestión de agenda en la plataforma. Cuando el usuario desconecta su cuenta de Google Calendar o solicita la eliminación de sus datos, procedemos a eliminarlos de nuestros servidores en un plazo máximo de 30 días. El usuario puede solicitar la eliminación inmediata contactando a pqrs@decondux.com.

Lectura humana: No permitimos que nuestro personal acceda al contenido de los eventos del calendario del usuario, salvo que el usuario haya dado su consentimiento afirmativo para registros específicos, o que sea necesario para fines de seguridad (investigación de abuso) o para cumplir con la ley aplicable.

10. Deberes de Decondux SAS cuando actúa como Responsable del Tratamiento

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

11. Deberes de Decondux SAS cuando actúa como Encargado del Tratamiento

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares
Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno

12. Derechos de los Titulares

De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

13. Procedimientos de atención a Consultas y Reclamos

Consultas

Los Titulares podrán consultar sus datos que reposen en nuestras bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. En caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, sin superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

Reclamos

Los Titulares podrán solicitar corrección, actualización o supresión de sus datos que reposen en nuestras bases de datos, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo a Decondux SAS, bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, sin superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

Toda Consulta o Reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la ley 1581 de 2012 y decretos complementarios deberá enviarse a la dirección dispuesta a continuación:

Decondux SAS Dirección: Calle 90 # 12 – 28 Bogotá DC – Colombia Correo Electrónico: pqrs@decondux.com O a través del formulario de PQRS de la página Web www.decondux.com

14. Seguridad de los datos personales

En cumplimiento en lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decondux SAS se compromete a mantener las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad, manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo las políticas de tratamiento de datos personales de la Ley 1581 de 2012, incluido el uso de perfiles, roles, usuarios y contraseñas, auditoría de datos

15. Vigencia

A partir de su publicación y durante el tiempo en que Decondux SAS ejerza actividades de su objeto social y se mantenga activa, la vigencia de los datos en la base de dats será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información y ejercicios contractuales

Las modificaciones sustanciales de la presente política de tratamiento de datos personales, serán informados a través de la página web de Decondux SAS www.decondux.com, o por vía de correo electrónico a los Titulares, u otro medio disponible

16. Legislación aplicable

Nuestra política de tratamiento de datos personales se rige bajo la Ley 1581 de 2012 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.